La primera actividad sería realizar el reconocimiento de problemas para garantizar que se aborde la necesidad correcta. En el caso de administrar contratos para baterías de computadora de 12 celdas, el agente responsable tendría que especificar si el desencadenante es una necesidad interna o externa (Adams & Kramer, 2020). La razón detrás de esta actividad es garantizar que la necesidad de los contratos se pueda simplificar y respaldar con evidencia relevante. En consecuencia, el equipo tendrá la capacidad de decidir más rápido sin perder ninguno de sus recursos significativos por un fracaso. Sin la actividad de reconocimiento de problemas, otras actividades no van a funcionar como se espera debido a la falta de comprensión de los problemas fundamentales en el mercado. Esto es especialmente importante para los incentivos relacionados con la tecnología, como la administración de un contrato para baterías de computadora de 12 celdas.
La siguiente actividad sería realizar una búsqueda exhaustiva de información para ver cómo la posible compra podría alterar el estado actual de las cosas para la organización. En cierto sentido, esto podría requerir que el equipo recopile evidencia adicional en línea para ver si el contrato futuro beneficiará a la organización (Jones, 2019). La administración del contrato previsto para las baterías de computadora de 12 celdas debe incluir la etapa de búsqueda de información para brindar al equipo la oportunidad de elegir a todos los proveedores relevantes y ver cómo los diferentes comerciantes podrían alterar el ciclo de compra de la organización. Esta fase también depende del presupuesto y de las necesidades que se hayan reconocido durante el primer paso. El equipo tendrá que evaluar todas las fuentes de información para llegar a un veredicto sobre la rentabilidad general del sector de las baterías y encontrar el socio más eficiente.
La tercera actividad que deben desplegar los agentes responsables es la evaluación de alternativas. Antes de tomar cualquier decisión de compra, el equipo tendría que pasar por una serie de opciones de respaldo para garantizar que los contratos se administren para el mejor producto disponible, como las baterías de computadora de 12 celdas (Adams & Kramer, 2020). El equipo no está obligado a tomar decisiones de compra impulsivas, ya que es crucial controlar la curva de oferta y demanda seleccionando las mejores baterías del mercado en términos de relación calidad-precio. Otra forma de explicar esta actividad es abordar la necesidad del equipo de abordar la competencia existente y ver cómo otros jugadores manejan sus preocupaciones de oferta y demanda.
Al tomar la decisión de compra durante la cuarta actividad, el equipo considerará todos los bits de evidencia que se han recopilado. Ayudará al equipo a decidir sobre el proveedor y la cantidad de baterías de computadora de 12 celdas que se colocarán en el contrato. Según Jones, la mejor manera de abordar esta etapa es investigar todos los beneficios de cada uno de los proveedores y luego elegir aquel en el que la relación al revés es la más alta. Con el tiempo, será bastante improbable que aparezcan alternativas más sólidas. Se requerirá que el equipo administre el contrato con un estricto presupuesto y gestión de plazos para poder evaluar la efectividad de la compra en el futuro. Este es un concepto esencial para el mercado de baterías de computadoras, ya que los fabricantes de mala calidad no podrían sobrevivir a varios esfuerzos fallidos de administración de contratos.
La actividad final sería revisar las decisiones relacionadas con el contrato del equipo y ver cómo las actividades anteriores contribuyeron a un posible escenario de ganar-ganar. Para la mayoría de las empresas, esta etapa posterior a la compra se puede evaluar utilizando la escala satisfecha-insatisfecha, ya que habrá ciertas ventajas y desventajas de elegir un proveedor sobre otro (Adams & Kramer, 2020). Al administrar contratos para baterías de computadora de 12 celdas, es más probable que el equipo se centre en la durabilidad y el rendimiento del producto. Las actividades posteriores a la compra también definirán si el equipo quiere mantener al mismo proveedor o referenciar a un fabricante diferente con características similares.
Las dos actividades que pueden destacarse como críticas son la evaluación de alternativas (Actividad 3) y la voluntad de revisar el contrato después de administrarlo (Actividad 5). La razón principal para evaluar las alternativas disponibles en el mercado es la oportunidad de impulsar la competitividad de la organización mirando los mismos productos que son fabricados por los mismos proveedores. A pesar de que las baterías de computadora de 12 celdas son relativamente comunes, algunos de los fabricantes podrían centrarse en la durabilidad por un precio ligeramente más alto, y otros fabricantes priorizarían un precio más bajo sobre la calidad del producto. A largo plazo, la gerencia será responsable de administrar los contratos que beneficien a la organización y a todas las partes interesadas (Jones, 2019). La necesidad de revisar el contrato surge de la idea de que el proceso de administración de los mismos podría alterarse en el futuro para brindar más beneficios mutuos a los fabricantes y los compradores. Según Adams y Kramer, el seguimiento de contratos crea premisas para una gestión de contratos más sólida y mejora la calidad de las asociaciones profesionales entre las partes respectivas.
Un contrato de precio fijo representa un acuerdo entre el comprador y el vendedor donde el cliente paga un precio fijo acordado para adquirir los bienes o servicios. Aunque podrían surgir circunstancias diferentes, el precio del contrato no cambiaría según las especificaciones del contrato (Wilson, 2019). A pesar de que hay varias ventajas y desventajas de los contratos de precio fijo, la idea principal es que los costos de envío o el costo real del producto o servicio podrían aumentar instantáneamente sin que ninguno de estos cambios se refleje en el contrato. Hasta cierto punto, los contratos de precio fijo podrían considerarse predecibles. Este no es el caso de los contratos de opción, donde una oferta solo puede estar activa durante un cierto período (Knapp et al., 2019). Incluso con el caso del fabricante de etanol, la selección del contrato de opción traería variables incontroladas en juego, haciendo más difícil encontrar alternativas o llegar a nuevos acuerdos.
Por lo tanto, la estrategia de contratación para el fabricante de etanol podría ir acompañada de un contrato a precio fijo. A pesar de que la opción de elección es más barata al principio, el alza a largo plazo es mayor para la alternativa de contrato de precio fijo. Mientras que los gastos iniciales van a ser más grandes, la empresa tendrá la oportunidad de ahorrar algunos de los fondos para cubrir el costo total del contrato. Esto también protegería al comprador de un escenario en el que el costo del contrato del fabricante de etanol aumentaría drásticamente, haciendo que las partes revisen sus acuerdos desde cero. Como un activo esencial para el comprador, el contrato del fabricante de etanol debe ser un precio fijo para ayudar a la parte compradora a evaluar todos los costos potenciales por adelantado. Aun así, el contrato de precio fijo propuesto sigue siendo un riesgo a menos que se alcancen acuerdos sobre renovaciones oportunas del contrato entre el comprador y el proveedor.