Introducción
La intención de generar un contrato entre la oficina y una empresa de limpieza en lo que respecta a su prestación permanente de servicios requiere un análisis en profundidad y la consideración de las necesidades, oportunidades y circunstancias que vinculan a las dos entidades. Sin embargo, el establecimiento y la ejecución del contrato como prueba de las obligaciones financieras y de otro tipo entre la empresa empleadora y la empresa empleada requiere varias consideraciones. Es importante destacar un plan que incluya información sobre los posibles obstáculos y objetivos a considerar, como la obtención de información sobre los requisitos y la distribución de las oficinas y la aplicación de una estrategia de reembolso de gastos.
Obtención de información
La creación de una declaración de trabajo y una solicitud de una propuesta requiere la obtención de información que se correlacione con el tema. En este caso, el objetivo es determinar los servicios y condiciones exactas que deben incluirse en el contrato de trabajo de la empresa de limpieza. Como organización multidepartamental, cada división requiere una variedad de servicios que difieren entre sí. Los diversos gerentes de departamento cuyas áreas serán limpiadas por el contratista deben proporcionar datos e información sobre varios elementos. Por ejemplo, los gerentes deben resaltar los horarios de limpieza actuales si existen. Específicamente, pueden mencionar el número de empleados que brindan servicios de limpieza, la frecuencia, el horario y las áreas que requieren limpieza diaria versus periódica.
Otro tipo de datos que se pueden requerir es la existencia de políticas potenciales implementadas dentro del departamento. Por ejemplo, una variedad de empresas tienen políticas de limpieza asignadas a la mayoría de los empleados (Babapour Chafi & Rolf, 2019). Sin embargo, las personas con funciones ejecutivas, de hecho, requieren servicios de limpieza para la tarea, lo que implica que ciertas reglas difieren según la posición del empleado. Por ejemplo, un departamento con múltiples puestos correlacionados con funciones ejecutivas requeriría más asistencia. La información adicional que se puede requerir es el área desde una perspectiva de medición, así como el posicionamiento de las ubicaciones. Por ejemplo, un departamento puede tener un área más amplia para cubrir por el contratista. Como resultado, se requiere más tiempo de limpieza, suministros y empleados para satisfacer la necesidad de servicio.
Del mismo modo, el diseño del departamento puede interferir con la forma en que se está implementando el contrato. Por ejemplo, la tasa monetaria para limpiar una oficina principal con múltiples escritorios, en la que el diseño implica el funcionamiento de múltiples equipos, es más alta que el mismo servicio para una oficina de una sola persona. Otras circunstancias en las que los gerentes de departamento pueden proporcionar información incluyen circunstancias de programación, así como posibles solicitudes de confidencialidad. Por ejemplo, un equipo que opera durante la noche puede requerir un tiempo de limpieza diferente. Además, dependiendo de la naturaleza del negocio o departamento, los empleados de limpieza pueden ser obligados a seguir las pautas de confidencialidad cuando se trata de tecnología inteligente o documentación privada.
Tipos de contratos
El tipo de contrato destaca ciertas circunstancias en las que las partes acuerdan ejecutar las instalaciones de la otra parte a través de un documento legalmente vinculante. Dos tipos de contratos que son relativamente comunes en el área que se está evaluando actualmente incluyen contratos de precio fijo y de reembolso de costos. Un contrato de precio fijo, como lo destacan los investigadores, implica un arreglo en el que la suma se determina antes de que se proporcione el servicio y no puede modificarse por circunstancias externas (Mangvwat et al., 2020). En este caso, los servicios de limpieza mensuales o semanales deben ser reembolsados por el precio establecido a pesar de que ciertos meses requieran más o menos la prestación del servicio. Por otro lado, un contrato de reembolso implica que el contratista se paga en función de las tarifas discutidas en correlación con los servicios que se prestaron. Por ejemplo, los meses en los que la mayoría de los empleados toman vacaciones requieren menos limpieza de oficinas, lo que implica que al contratista se le paga menos debido al hecho de que se necesitan menos empleados y horas.
Contrato de Reembolso de Costos
El contrato que sería más eficiente en las circunstancias actuales es de precio fijo. Es decir, el contratista y la organización establecerán el reembolso monetario que se cumplirá cada mes. La duración del empleo, la compensación, los deberes y las medidas de terminación se incluirán en el acuerdo de empleo (Tepper, 2014). Hay varias razones por las que este tipo de contrato beneficiaría a ambas partes. Por un lado, el procedimiento es mucho más fácil y no requiere una evaluación mensual de los servicios similar a las circunstancias que se correlacionan con un acuerdo de reembolso de costos. Por otro lado, el contrato implica un escenario predecible y estable para ambas partes. En este caso, la probabilidad de malentendidos y riesgos disminuye ya que ambas partes operan en términos inicialmente predeterminados.
Conclusión
El establecimiento del contrato entre la organización y el contratista, una empresa de limpieza, requiere una planificación detallada de las circunstancias que pueden influir en la colaboración. Por un lado, es fundamental destacar los elementos que impactan directamente en el servicio, a saber, los requisitos, tareas, objetivos y expectativas. Por otro lado, es vital determinar el tipo de contrato que vinculará a las dos partes a través del acuerdo legal. Sobre la base de la evaluación de la situación, es cierto que un contrato de precio fijo que considera los detalles que se correlacionan con los proveedores de servicios beneficiaría tanto al contratista como al empleador. Como resultado, las partes pueden esperar una colaboración a largo plazo con riesgos y barreras mínimas.