Introducción
La obtención de productos o servicios por razones comerciales se conoce como adquisición. La adquisición suele estar relacionada con las empresas debido a la naturaleza a gran escala de los servicios y productos que las empresas necesitan adquirir. Sin embargo, la adquisición se ha convertido rápidamente en algo más que una necesidad durante los últimos años. Cuando el sistema de gestión de compras y cadena de suministro de una empresa se ve comprometido, podría costar millones de dólares al negocio. Para garantizar que las adquisiciones se realicen de manera justa y transparente, ha habido un aumento en los marcos regulatorios que controlan a las corporaciones. La ventaja competitiva de una empresa se puede preservar mediante una gestión de suministro efectiva, que implica monitorear y controlar todos los aspectos de la cadena de suministro. La cadena de gestión de suministro se puede manejar de manera eficiente con la ayuda de software que ayuda a administrar el proceso. La gestión moderna de compras y suministros requiere amplias técnicas de minería de datos. Uno de los problemas críticos que enfrenta el sector es la incapacidad de empresas como JDPi para manejar sus datos, lo que lleva a una baja moral del personal. Debido a la incapacidad existente de la empresa para administrar eficazmente sus datos. El documento se centra en la adquisición de la empresa, los desafíos de la gestión de la cadena de suministro y los enfoques para minimizarlos.
Licitación competitiva y subasta electrónica
El departamento de adquisiciones de una empresa invita a los proveedores de los bienes y servicios necesarios para presentar sus ofertas en un procedimiento de licitación competitiva; por lo tanto, a través de la invitación de la empresa, los proveedores elaboran comentarios sobre la licitación. Se puede crear un mercado competitivo al permitir la competencia y permitir que la corporación seleccione lo mejor. et al., 2020, p. 201). Usando tal método, JDPi podría acceder rápidamente a una amplia gama de proveedores de mercado y seleccionar el que ofrezca la mayor relación calidad-precio. Las grandes empresas prefieren un procedimiento de contratación transparente, por lo que utilizan el proceso de licitación (Kohler y Dimancesco, 2020, p. 45). Los proveedores interesados deben presentar sus ofertas dentro de una fecha específica estipulada por la empresa. Para analizar las ofertas, la corporación utiliza un conjunto de criterios basados en hechos como el precio y la calidad, entre otras cosas. et al., 2018, p. 55). Debido a esto, la licitación puede ser publicitada a través de medios de comunicación, plataformas en línea y diferentes enfoques según corresponda.
Beneficios y desventajas de usar un enfoque de licitación competitiva
Como resultado de emplear un procedimiento de licitación competitiva, JDPi tendrá la oportunidad de seleccionar el mejor producto al mejor precio, eliminando la probabilidad de que el personal de compras favorezca a cualquier proveedor. El sistema permite un mercado competitivo para desalentar la complacencia y estimular la innovación (Vitasek y Kuchler, 2020, pp 260). Debido al precio de mercado actual, puede ser imposible para un solo proveedor proporcionar a la organización un trato competitivo. Las organizaciones primero deben tratar de subcontratar a varios proveedores antes de decidirse por un solo proveedor para recibir la mejor tarifa posible. La contratación directa es subjetiva, pero el uso de ofertas competitivas es objetivo. A través de tácticas de compra especializadas, la adquisición competitiva también proporciona una instantánea clara del producto que se va a comprar (Kovalchuk). et al., 2019). La licitación competitiva permitiría a la administración estudiar nuevos factores y emitir un juicio final objetivo si el gerente de adquisiciones decide emplearlo.
Los proveedores compiten entre sí a través de plataformas en línea por acuerdos contra las estipulaciones publicadas en una subasta electrónica, también reconocida como una subasta inversa, que utiliza subastas electrónicas. Usando subastas electrónicas, el departamento de compras podría elegir entre una variedad de proveedores que competirían entre sí para ofrecer el mejor precio por el servicio que necesita la empresa (Kelly). et al., 2021). Una subasta electrónica también acelera la adquisición y reduce el tiempo que tardan los proveedores en presentar sus propuestas finales, ahorrando tiempo y dinero. Hay muchas ventajas de usar e-auctions sobre la licitación competitiva tradicional porque los proveedores pueden competir entre sí en tiempo real, sin importar la distancia (Fanzeres) et al., 2019 p. 1160). Debido a esto, JDPi prefiere usar e-auction porque proporciona una amplia gama de productos y servicios.
Desafíos comunes
La gestión de riesgos es uno de los mayores desafíos cuando se trata de compras. La gestión de riesgos es esencial para el éxito de una empresa porque ayuda a mantener a su equipo de gestión enfocado en lo más importante, el negocio en sí. Hay muchas maneras en que un riesgo de adquisición podría afectar el rendimiento general de una empresa (Pavithra). et al., 2018, p. 55). Es esencial identificar y abordar los riesgos de adquisición en el menor tiempo posible para evitar consecuencias críticas para toda la cadena de suministro. Las cuestiones importantes incluyen una amplia gama de riesgos, desde amenazas comerciales hasta posibles fraudes y riesgos regulatorios, como la lucha contra la corrupción y la aplicación de la regulación.
Otro problema con la adquisición es la falta de datos precisos. Aumentar el alcance de un proyecto trae consigo una serie de nuevos peligros y obstáculos. Una de esas cuestiones que afectan a las adquisiciones es la disponibilidad de datos poco fiables (Lindblad, 2019, p. 30). Una ruptura en el ciclo del mercado puede ocurrir debido a datos inadecuados que conducen a malas decisiones. La escasez de productos y el exceso de inventario podrían provenir de compras basadas en información incorrecta (Vitasek y Kuchler, 2020, p. 260). La evidencia confiable es esencial en las grandes empresas porque ayuda a la administración a emitir un veredicto claro. Una decisión basada en datos tiene significativamente una baja probabilidad de equivocarse en función de hechos inestables (Kovalchuk). et al., 2019). Algunos gerentes de compras y cadena de suministro se enfrentan a problemas comunes, como la incapacidad de rastrear y controlar los inventarios debido a la abundancia de minoristas y almacenes. La falta de seguimiento de un producto es otro problema potencial al manejar los datos de adquisición. Un método adecuado de gestión de suministros se basa en un sistema confiable y capaz de rastrear el movimiento de un producto o servicio (Nemec). et al., 2020, p. 201). Por lo tanto, la organización no tiene un sistema de software seguro para monitorear sus acciones, lo que resulta en fallas frecuentes del sistema.
Una solución a los desafíos sería garantizar que la organización tenga un sistema vigente. La moral de los empleados puede sufrir debido a la falta de responsabilidad si los niveles de inventario son difíciles de rastrear, lo que perjudica la gestión de la cadena de suministro. Para que la organización opere en su punto máximo, la persona a cargo de las adquisiciones debe asegurarse de que los artículos y servicios se muevan libremente a través de la cadena de gestión de suministros (Fanzeres). et al., 2019, p. 1160). Los clientes pueden presentar reclamaciones de responsabilidad del producto contra la empresa si no hay información en tiempo real sobre el progreso del producto desde el punto de fabricación hasta el final del sistema de gestión de suministros. Esta es una condición de riesgo para la empresa, y la trazabilidad del producto es esencial para evitar cualquier preocupación legal resultante. Heckman (2020, p. 370) afirma que las corporaciones enfrentan dificultades a la hora de anticipar la producción y realizar compras. Un documento se puede escribir si los datos son accesibles. Sin embargo, las estimaciones se utilizan cuando no hay datos disponibles (Lindblad, 2019, p. 30). Una empresa debe tener datos históricos para crear proyecciones precisas y realizar un seguimiento del movimiento del producto a lo largo de la cadena de gestión de suministros.
Dado que la gestión de riesgos es uno de los problemas más desafiantes que enfrentan los gerentes de compras, la gestión adecuada de riesgos se puede realizar con una comprensión completa de los proveedores y sus operaciones inminentes. La preselección es esencial para garantizar una asociación exitosa con un proveedor (Vitasek y Kuchler, 2020, p. 260). Mantener un ojo en el proceso de adquisición también puede ayudar a minimizar cualquier peligro potencial. Existe una variedad de riesgos en la cadena de suministro, desde reducir el riesgo de los proveedores hasta garantizar el cumplimiento. Comprender el proceso de la cadena de suministro de cada proveedor y tener un plan en su lugar si algo sale mal puede ayudar a defender el proceso de adquisición.
Otra forma de lidiar con los problemas de adquisición es pensar de manera sostenible. La planificación para el futuro utilizando solo los instrumentos más esenciales es un componente crítico de la sostenibilidad. Este método ayuda a las empresas a migrar a una economía circular centrada en perspectivas reciclables en lugar de una economía lineal, que se basa completamente en la extracción y el uso de recursos. et al., 2019, p. 1160). Los ciclos económicos y el crecimiento sostenible contribuirán a la prosperidad financiera general y a unos ingresos más significativos a lo largo del presente y del futuro. El pensamiento sostenible también implica un aspecto esencial del mundo de los negocios en la elaboración de estrategias sobre asuntos financieros. El CPO y el CFO colaborarán para crear un plan integral de adquisiciones y adquisiciones (Kovalchuk). et al., 2019). Los departamentos de finanzas y adquisiciones deben cooperar para construir una posición corporativa más poderosa sin competencia desagradable. Desarrollar una estrategia de big data adaptada al proceso de adquisición ayudará a resolver los desafíos. Habrá una necesidad de invertir en herramientas de software mientras se involucran y procesan datos.
En cuanto al abastecimiento, invertir en herramientas de adquisición puede ser una buena idea, ya que esos sistemas pueden manejar todos los aspectos de la tarea, incluida la selección de proveedores y las negociaciones con ellos. Los proveedores, las compras y las cuentas por pagar se beneficiarán de las herramientas de adquisición (Nemec). et al., 2020, p. 201). La tecnología analítica también resulta en costos más baratos y más ahorros. La adquisición puede ser bien planificada y bien investigada como un proceso completo. El proceso de adquisición se puede entender mejor si se divide en sus partes.
Principales cuestiones de contratación
El reclutamiento es una de las fases que exige enormes cantidades de datos, al igual que el big data y la inteligencia artificial. Los oficiales de compras y la compañía se preocupan más por la calidad de los datos que por la cantidad, incluso si esto último es más impresionante. Solo el 2% de las organizaciones afirman haber simplificado su proceso de adquisición por completo, mientras que el 54% afirma estar en el proceso de hacerlo realidad (Kelly). et al., 2021). Cuando muchas adquisiciones se realizan manualmente, los errores humanos y los malentendidos son inevitables. Y el paso de las operaciones manuales a las automatizadas no debe pasarse por alto. La capacidad de una empresa para tomar decisiones de adquisición sensatas se verá favorecida por el uso adecuado de herramientas de monitoreo, investigación y tecnología de informes. (Heckman, 2020, p. 370). Los éxitos y fracasos de las adquisiciones subyacentes se pueden descubrir a través del análisis de negocios.
Como una institución altamente especializada, la adquisición ha llegado a la atención del público, alimentando un aumento en la demanda. Todas las grandes empresas están buscando personas con experiencia en este campo para llenar sus fuerzas de trabajo. Las empresas deben prestar atención al desarrollo profesional de sus empleados para agilizar las operaciones y obtener el máximo valor de ellos (Fanzeres). et al., 2019, p. 1160). Mantener al personal al tanto de las nuevas tecnologías es esencial para las empresas que desean invertir en expandir su fuerza laboral, atraer a los mejores talentos y mejorar el proceso de contratación. Debido a sus diferentes prioridades y diferentes puntos de vista sobre el resultado del proyecto, las partes interesadas pueden ser difíciles de administrar. Si bien algunas partes interesadas tienen control directo sobre la iniciativa, otras pueden tener influencia solo indirectamente; por lo tanto, las prioridades de las diversas partes interesadas cambiarán.
Como resultado de la amplia gama de partes interesadas, es difícil negociar y trabajar juntos para lograr un resultado positivo y exitoso (Kohler y Dimancesco, 2020, p. 45). Hay momentos en que los bienes y recursos se compran a toda prisa para completar un proyecto y cumplir con un plazo establecido para que la fase de adquisición pueda percibirse como una extendida. El incumplimiento de los procedimientos adecuados genera riesgos y dificultades más significativos (Heckman, 2020, p. 370). La falta de tiempo para las negociaciones contractuales y los retrasos en el inicio del proceso de evaluación pueden llevar a productos sobrevaluados y tardíos debido a las especificaciones técnicas incompletas, los plazos de adquisición incumplidos, los plazos extendidos de licitación y propuesta, y la incapacidad para comenzar el proceso de evaluación.
Criticar los temas principales
Los gerentes de compras son responsables de varias tareas, desde identificar las necesidades de los proveedores hasta manejar los pagos. Como resultado, sirven como un eslabón vital en la cadena de suministro. Gestionar las políticas de adquisición y garantizar que la empresa se adhiera a ellas es una tarea importante para sus líderes (Kohler y Dimancesco, 2020, p. 45). Hay varias maneras de abordar los problemas que han surgido. La administración utiliza la mitigación de riesgos para hacer frente a las preocupaciones antes de que se conviertan en un problema para proteger a la organización. Como segunda consideración, los datos de una empresa deben ser precisos y fácilmente accesibles para tomar decisiones comerciales vitales. et al., 2021). Muchas empresas se dan cuenta de la necesidad de tener planes para hacer frente a cualquier problema potencial que pueda desarrollarse a lo largo del proceso de adquisición. Los problemas de JDPi se pueden aliviar con la ayuda del software. Cuando se trata de adquirir bienes y servicios, es esencial adherirse a los tiempos y adaptarse a los nuevos desarrollos tecnológicos.
Términos y condiciones que rigen el contrato
Es esencial para el negocio de la adquisición, ya que rige la conducta de las partes involucradas en el suministro y la adquisición. En este acuerdo, las partes son libres de establecer los parámetros de su contrato y disfrutan de independencia contractual. Por lo tanto, cualquier parte que viole sus compromisos contractuales será responsable por el incumplimiento del Contrato (Fanzeres). et al., 2019, p. 1160). En este escenario, los términos y condiciones de Capgemini se han modificado para reflejar la capacidad del proveedor para entrar en el Contrato. Para que un contrato sea legalmente vinculante, dos o más partes deben estar de acuerdo en celebrarlo. El Código de Comercio Uniforme define un acuerdo como un contrato legalmente necesario entre dos o más partes. Se requiere una oferta y aceptación, al igual que el intercambio de contraprestación entre las partes. De acuerdo con las reglas y directrices, los contratos y acuerdos se consideran legalmente la obligación de la entidad que los adquiere.
Qué significa para los derechos legales de JDPI
Excepto por los elementos que la empresa proveedora haya alterado y notificado de las mismas modificaciones, los derechos y obligaciones legales de JDPI permanecerán. En consecuencia, las partes se regirán por los términos del contrato maestro emitido por Capgemini UK PLC, que ha sido modificado para reflejar las nuevas condiciones para incorporar cualquier cosa sin mencionar explícitamente que depende de las personas involucradas. En base a lo que una persona razonable en las mismas circunstancias esperaría, los derechos y obligaciones de JDPi se aplicarán objetivamente al Contrato. et al., 2021). Si Capgemini cambia los términos del Contrato por escrito, entonces el Contrato incorporará dichos términos.
Los cambios de Capgemini en el Contrato estándar de JDPi indican que la ley del Contrato determina si una promesa hecha por una parte en un contrato es ejecutable. Al elegir si un compromiso es legalmente exigible, el tribunal examinará si el prometido tenía la intención de hacerlo realidad (Snnichsen y Clement, 2020, p. 118). Las consideraciones contractuales incluyen promesas de pago, y Capgemini tiene el derecho legal de hacer cumplir la promesa que hicieron de que se les pagarían 100.000 libras adicionales bajo los términos del contrato. Después de que la corporación acordó trabajar bajo los nuevos cambios, se consideraron los costos adicionales incurridos. La aplicabilidad de una promesa se puede determinar mirando lo que la otra parte ha hecho a cambio de ella (Gidigah). et al., 2021). Aunque JDPi hizo algunos ajustes a mitad de camino a través del Contrato, Capgemini hizo todo lo posible para cumplir con el Contrato a tiempo. La garantía de la compañía era para su ventaja después de que se hiciera el trabajo.
Diferentes enfoques de abastecimiento
Al establecer un equipo de adquisiciones estratégicas, la organización se asegura de que todos los departamentos funcionales estén incluidos en el proceso de compra. Del mismo modo, el proceso de adquisición debe estar alineado con la organización que desarrolla la estrategia más efectiva. La compañía podría utilizar la adquisición como una estrategia de abastecimiento, en cuyo caso compraría directamente al proveedor deseado (Fanzeres). et al., 2019 p. 1160). Alternativamente, la organización podría comprometerse con un proveedor elegido como parte de una alianza estratégica. Las condiciones del mercado y la estrategia de outsourcing de la organización influirán en el método de la empresa. Una corporación puede comprar únicamente en el precio solo, en cuyo caso el proveedor sería responsable de la previsión, la entrega, la tecnología, los precios y todo lo demás. La empresa puede aprovechar las economías de escala mediante el uso de menos proveedores. Los proveedores estarán más dispuestos a aportar sus conocimientos tecnológicos y su aportación en el diseño (Merkert et al., 2018, p. 88). Cambiar de proveedor puede ser costoso; por lo tanto, la empresa en el estudio de caso puede estar considerando mantener a su proveedor actual.
Alternativamente, una empresa podría establecer una empresa virtual que se basa en varios proveedores de servicios. Las relaciones con estos proveedores pueden ser a corto o largo plazo a su discreción. JDPi puede utilizar múltiples estrategias de abastecimiento para encontrar el mejor proveedor para sus necesidades. et al., 2021). Como estrategia, la empresa puede querer centrarse en la utilización de la red Keiretsu. La compañía crea una integración vertical bajo las redes, en la que los suministros se consideran parte de la coalición de la compañía. Los proveedores que participan en un sistema de este tipo pueden esperar construir asociaciones a largo plazo y ofrecer servicios de alta calidad. La adquisición en línea puede convertirse en un problema si una corporación utiliza un negocio virtual (Nemec). et al., 2020, p. 201). La Directiva 2000/E de la UE exige que la información del vendedor se ponga a disposición del comprador. La vaguedad de las disposiciones contractuales también puede ser fuente de dificultades jurídicas. Si surgen imprevistos, una cláusula de contrato comercial debe dar alivio a una o ambas partes.
La organización debe tener un plan para hacer frente a cualquier problema legal potencial. Para asegurarse de que las empresas son conscientes de lo que se requiere legalmente de ellos, los empleados de adquisiciones deben tener un conocimiento profundo de la naturaleza legal de los contratos. También es esencial considerar cómo las regulaciones de adquisición como el Código Comercial Uniforme se aplican al Contrato y cómo sus términos afectarán a otras partes, como los proveedores (Gidigah). et al., 2021). Al hacer negocios en línea, es fundamental saber con precisión cuándo entra en vigencia un contrato y las responsabilidades y derechos de cada parte. El proceso de contratación puede verse perjudicado por las normas que rigen la competencia. Por lo tanto, cada empresa involucrada en el estudio de caso debe examinar cómo una nueva ley afecta a la competencia en sus cadenas de suministro. Debido a que la reputación de la empresa es tan importante, cualquier violación de las regulaciones podría afectar gravemente su rendimiento. Las partes del Contrato deben asegurarse de que el objeto del Contrato sea correcto y legal para que el Contrato sea legítimo. También se requiere la consideración mutua y la aceptación de la oferta (Fanzeres) et al., 2019, p. 1160). Debido a esto, el departamento de compras debe estar al tanto de todas las obligaciones y derechos contractuales y, por lo tanto, esforzarse por proteger a la empresa de ser demandada por el proveedor (Merkert). et al., 2018, p. 88). En consecuencia, una empresa debe garantizar que se cumplan las leyes pertinentes sobre transacciones electrónicas cuando contrata en el extranjero.
Lista de Casos
La buena ética es esencial en el mundo de los negocios, ya que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Es responsabilidad del agente de compras asegurarse de que todas las transacciones en nombre de la empresa sean legales y éticas. Las empresas tienen una reputación que mantener, y mediante la implementación de prácticas éticas, pueden construir relaciones de confianza con las empresas que las suministran. El abastecimiento ético es la práctica de evitar cualquier actividad que pueda dañar a otros, ya sea un efecto directo o indirecto. Como resultado, los agentes de compras de la compañía deben tomar medidas solo para comprar bienes producidos éticamente (Vitasek y Kuchler, 2020, p. 260). No es solo responsabilidad del equipo de gestión de la cadena de suministro actuar éticamente; es una responsabilidad que todos deben compartir en la empresa.
Conclusión
Las organizaciones no pueden pasar por alto la relevancia de los procesos de adquisición y gestión de suministros. Usando el nuevo software, la corporación puede aumentar la moral entre sus empleados, que se han descorazonado debido a las averías regulares de su sistema. La adquisición competitiva en lugar de la adquisición directa puede ayudar a la organización a llegar a una gama más amplia de proveedores potenciales. Las empresas deben implementar las mejores prácticas más actuales para minimizar las dificultades que enfrentan los gerentes de compras y de la cadena de suministro.