Modificaciones efectivas del contrato para el éxito del negocio
Modificaciones del contrato
Las modificaciones de contratos son una parte crucial de cualquier negocio basado en contratos. Las modificaciones son cambios en el acuerdo existente entre dos o más partes que se pueden utilizar por varias razones, como extender el contrato, agregar servicios adicionales o cambiar los términos y condiciones del acuerdo. Como tal, las empresas deben comprender el proceso de modificaciones del contrato y cómo administrarlos adecuadamente para maximizar los ingresos (Requisitos de presentación y divulgación bajo FASB ASC 606, 2020). Las empresas también deben ser conscientes de las implicaciones legales de cambiar un contrato existente, ya que estas modificaciones pueden tener consecuencias significativas para ambas partes involucradas.
Pasos para modificar un contrato
Definir la necesidad de una modificación y pronosticar sus consecuencias
El primer paso del proceso de modificación del contrato es identificar la necesidad de un cambio en los términos del contrato. Esto generalmente implica comprender el contrato actual, los servicios prestados y cualquier cambio que el cliente haya solicitado. Por ejemplo, en el ejemplo de Boeing, la compañía solo tiene la tarea de suministrar a Delta Air Lines $ 100 millones en aviones (Kieso et al., 2019). Si se agregan más obligaciones a la organización, como el mantenimiento del avión, surge la necesidad de modificar el contrato. Algunas obligaciones pueden ser conjuntas o separadas, que deben establecerse para la fijación de precios.
En otra ilustración de SoftTech, la compañía ofrece tecnología de software López y una actividad de consulta adicional para el mismo software. Ambos cuestan $ 600,000 y deben tratarse como una obligación de desempeño única ya que son interdependientes (Requisitos de presentación y divulgación bajo FASB ASC 606, 2020).
Sin embargo, en otro caso, General Motors proporciona a Marquart Auto servicios de automóviles y telemática, que son servicios distintos que no dependen entre sí (Kieso et al., 2019). Por lo tanto, deben tener un precio por separado, como se indica en el contrato. Las modificaciones del contrato deben indicar claramente los productos o servicios interdependientes y los que no lo son, para promover la equidad y la claridad al fijar los precios.
Cuando se modifica un contrato, es importante considerar cómo las modificaciones afectarán el precio de la transacción. Dependiendo de la naturaleza de la modificación, el precio de la transacción puede seguir siendo el mismo, aumentar o disminuir. Para determinar el precio de la transacción, las empresas deben considerar dos factores clave: el valor esperado y la cantidad más probable. El valor esperado es el costo ponderado por probabilidad, que generalmente proporciona diferentes resultados.
Dependiendo de cómo se desempeñe una empresa, el costo podría aterrizar en cualquier posibilidad declarada (Zhaokai & Moffitt, 2019). Esta técnica es más empleada por organizaciones que tienen acuerdos con características similares. La cantidad más probable es la única más probable de un rango de resultados potenciales. Esto se usa a menudo cuando solo hay dos posibilidades en un contrato.
Desarrollo de una enmienda al contrato
Una vez que se ha identificado la necesidad, el siguiente paso es desarrollar una enmienda o complementar el acuerdo existente. Esta enmienda debe describir los detalles del cambio, como los servicios que se agregarán o eliminarán, la duración del cambio y cualquier otro detalle relevante (Wishnia, 2021). También requiere que el cliente pague una cantidad bien declarada, como se ilustra en el ejemplo de Boeing, donde se requieren $ 100 millones (Kieso et al., 2019). Esto hace que el acuerdo sea sencillo para evitar suposiciones que cualquiera de las partes podría manipular para su propio beneficio.
Introduciendo la Modificación a los Clientes
El tercer paso es presentar la enmienda al cliente. Dependiendo de la preferencia del cliente, esto se puede hacer en persona o por correo electrónico. Durante este paso, es crucial asegurarse de que el cliente entiende los términos y condiciones de la enmienda y está dispuesto a aceptar los cambios (Wishnia, 2021).
Obtener la aprobación de un cliente
El cuarto paso es obtener la aprobación por escrito del cliente. Esto generalmente implica firmar un documento que indique que el cliente está de acuerdo con la enmienda. Una vez que el cliente ha firmado este documento, es importante conservar una copia como evidencia del acuerdo.
Documentar la modificación
El quinto y último paso es documentar los cambios en el contrato. Este paso es esencial para ambas partes, ya que garantiza que el acuerdo sea legalmente vinculante y que ambas partes sean responsables de cualquier cambio u obligación que surja de la enmienda (Requisitos de presentación y divulgación bajo FASB ASC 606, 2020). Además, debe haber un seguimiento para garantizar que el acuerdo se cumpla tal como está escrito. Por ejemplo, todas las obligaciones de suministro y mantenimiento de aviones por parte de Boeing deben cumplirse, y el monto a pagar es dado por Delta en el momento especificado.
Reconocimiento de ingresos
Las modificaciones del contrato pueden afectar directamente el reconocimiento y la medición de los ingresos de una empresa. Las devoluciones y asignaciones de ventas, los acuerdos de recompra y los acuerdos de factura y retención son modificaciones de contrato que afectan significativamente el reconocimiento y la medición de ingresos (Kieso et al., 2019). Las devoluciones de ventas y las asignaciones implican reembolsos o descuentos otorgados a los clientes por bienes o servicios devueltos. Cuando un cliente devuelve un producto o servicio, la modificación del contrato afectará los ingresos que una empresa puede reconocer (Requisitos de presentación y divulgación bajo FASB ASC 606, 2020).
Del mismo modo, los acuerdos de recompra implican la venta de un producto o servicio con la garantía de que el cliente puede devolverlo para un reembolso total o parcial si no está satisfecho. En este caso, la modificación del acuerdo también puede afectar el reconocimiento y la medición de los ingresos. Las relaciones principal-agente también implican modificaciones del contrato que pueden influir en el reconocimiento y la medición de los ingresos (Zhaokai & Moffitt, 2019). En este acuerdo, una parte (el principal) contrata a otra parte (el agente) para realizar un servicio en nombre del principal. La modificación del contrato en esta situación puede afectar el reconocimiento y la medición de los ingresos, ya que el agente puede tener derecho a una comisión u otra forma de compensación.
Prevenir el abuso de las modificaciones del contrato
El abuso de las modificaciones del contrato puede tener graves consecuencias. En algunos casos, puede constituir un incumplimiento de contrato, lo que puede conducir a acciones legales, pérdida de dinero u otros beneficios. Las empresas deben ser conscientes de las implicaciones de realizar cambios en un contrato y los requisitos legales que deben cumplirse (Corbett, 2021).
Una forma de evitar el abuso de las modificaciones del contrato es garantizar que se realicen modificaciones con divulgación completa (Kieso et al., 2019). Todas las partes del contrato deben ser informadas de cualquier cambio y se les debe dar la oportunidad de revisar las modificaciones y aceptarlas. También es importante garantizar que los cambios no se realicen unilateralmente, lo que significa que ambas partes deben consentir las modificaciones.
El uso de cláusulas de modificación de contrato también puede ayudar a prevenir el abuso de las modificaciones de contrato (Zhaokai & Moffitt, 2019). Estas cláusulas establecen términos específicos que deben acordarse para que una modificación sea válida. También pueden proporcionar condiciones que deben cumplirse antes de una modificación, como que ambas partes acepten el cambio (Corbett, 2021).
Finalmente, las empresas también deben ser conscientes de sus derechos y responsabilidades al realizar modificaciones en el contrato. Deben conocer las implicaciones legales de hacer cambios y asegurarse de que cumplen con la ley (Wishnia, 2021). Esto incluye garantizar que todas las partes del contrato tengan la oportunidad de revisar y aceptar las modificaciones, y estar al tanto de los requisitos legales que deben cumplirse antes de que se pueda realizar una modificación.